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Nutzung des Standard-Vollmachtsformulars bei der Vollmachtsdatenbank

Information der Steuerberaterkammer München vom 08.09.2015

Nutzung des Standard-Vollmachtsformulars bei der Vollmachtsdatenbank

Aus gegebenem Anlass dürfen wir an dieser Stelle bei Nutzung der Vollmachtsdatenbank (VDB) folgende Hinweise geben:

Bei Nutzung der VDB ist unabdingbar die Standardvollmacht zu verwenden. Die in der VDB eingetragene Vollmacht muss Spiegelbild der Angaben auf der vom Mandanten unterzeichneten Standardvollmacht sein. Diese ist zu Nachweiszwecken in Papierform aufzubewahren.

Ein Datenabruf über die Vollmachtsdatenbank ohne Vorliegen einer entsprechenden, vom Mandanten erteilten Standardvollmacht kann eine Berufspflichtverletzung darstellen.
Ein Datenabruf auf Grundlage von Altvollmachten ist unzulässig.
Bei Ehegatten ist darauf zu achten, dass zwei Vollmachten erteilt werden!

Für Fälle nachträglicher Veränderungen gilt:

  • Änderungen in den Stammdaten, wie z.B. Anschrift, werden lediglich in der Vollmachtsdatenbank eingegeben. Eine neue Vollmacht des Mandanten ist nicht erforderlich. Die Widerspruchsfrist wird nichterneut in Gang gesetzt.
  • Änderungen im Umfang der Vollmacht erfordern dagegen das Einholen einer neuen Vollmacht. Dies muss in die VDB eingetragen werden. Die Widerspruchsfrist wird in Gang gesetzt.

Der Abgleich der vorliegenden Standardpapiervollmacht mit den Eintragungen in der VDB sollte unbedingt mit der gebotenen Sorgfalt erfolgen, da z.B. auch die nachträgliche Ergänzung eines vergessenen Hakens eine Löschung mit Neuanlage der Vollmacht und eine erneute Sendung an die Finanzverwaltung erforderlich macht und somit ein erneutes Widerspruchsschreiben mit der Folge der Einhaltung der Widerspruchsfrist für den Mandanten ausgelöst wird.

Bitte sensibilisieren Sie daher auch Ihre Mitarbeiter entsprechend den obigen Vorgaben. Eine mangelnde Sorgfaltswaltung der Kanzleimitarbeiter kann den jeweiligen Berater hinsichtlich eines berufsrechtlichen Verstoßes nicht exkulpieren.

Verneinen die durch die Finanzverwaltung angeschriebenen Steuerzahler, die in der VDB eingetragene Vollmacht erteilt zu haben, ermittelt die Finanzverwaltung intensiver den zugrundeliegenden Sachverhalt. Die Steuerberater müssen dann die entsprechende durch den Mandanten erteilte Standardvollmacht vorweisen können.

In der Vollmachtsdatenbank bringt die Finanzverwaltung den Steuerberatern einen Vertrauensvorschuss entgegen und gewährt diesen Zugriff auf Steuerdaten einzelner Bürger. Unser Berufsstand kann es sich nicht erlauben, diesen Vertrauensvorschuss zu missbrauchen. Sollten Versuche von Mitgliedern bekannt werden, die über die VDB versuchen ohne ausreichende Bevollmächtigung Zugriff auf Steuerdaten zu nehmen, wird die Kammer deshalb berufsaufsichtliche Schritte gegen die betreffenden Mitglieder einleiten.

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